FORRETNINGSORDEN FOR BESTYRELSEN i Sellegårde Sommerhusforening Øster Hurup
Denne forretningsorden supplerer Sellegårde Sommerhusforening vedtægter.
KONSTITUERING OG AFHOLDELSE AF BESTYRELSESMØDER
Så vidt muligt berammes på hvert bestyrelsesmøde næste møde.
INDKALDELSE AF BESTYRELSESMØDER
2.1 Bestyrelsen kan afholde møde hvert kvartal og i øvrigt når formanden finder det nødvendigt.
2.2 Formanden er pligtig til at indkalde til bestyrelsesmøde når dette begæres af mindst 3 medlemmer af
bestyrelsen til behandling af angivet emne. Begæringen herom fremsættes skriftlig til formanden med
redegørelse for baggrunden for det stillede forslag.
2.3 Møderne indkaldes skriftligt af formanden med mindst 14 dages varsel. Varslet kan dog nedsættes,
hvis særlige forhold gør det nødvendigt. Er hastende beslutning nødvendige etableres et bestyrelses-
møde som telefonmøde/teams møde. Mødet protokolleres/refereres. Findes det hensigtsmæssigt kan
formanden træffe beslutning om, at sager af mindre betydning afgøres gennem skriftlig cirkulation
beslutning pr mail. Det materiale, som i så fald har cirkuleret som beslutningsgrundlag blandt
bestyrelsesmedlemmerne skal indføres i forhandlingsprotokollen/referat.
2.3 Med indkaldelsen skal fremsendes dagsordenen for mødet samt et eksemplar af det til brug for be-
handlingen af de enkelte emner nødvendige skriftlige materiale. Med indkaldelsen skal desuden i
videst muligt omfang gives medlemmerne oplysning om baggrunden for de til behandling foreliggende
emner.
Medlemmer som ønsker at fremsætte forslag til behandling på det kommende møde, skal derfor i god
tid forinden sende nødvendige oplæg til formanden. Emner, der ikke er angivet i dagsordenen, kan ik-
ke behandles på det pågældende møde, medmindre andet enstemmigt vedtages af de tilstedeværende
medlemmer af bestyrelsen (ellers som orientering under eventuelt)
2.4 Dagsordenen for ordinære bestyrelsesmøder skal indeholde følgende punkter:
Punkt 1: Godkendelse af referat fra sidste møde
Punkt 2: Orientering fra formanden
Punkt 3: Orientering fra kasserer, næstformand, vejformand m.fl.
Punkt 4: Verserende sager
Punkt 5: Nye sager
Punkt 6: Kommende begivenheder
Punkt 7: Emne:
Punkt 8: Materialer til hjemmeside
Punkt 9: Orientering fra vejudvalg, Strandlaug mm
a/ Status på verserende sager
b/ Nye sager
Punkt 10: Eventuelt
Punkt 11: Tid og sted for næste møde.
BESTYRELSESMØDERNES LEDELSE OG BESLUTNINGSDYGTIGHED
3.1 Møderne ledes af formanden.
Bestyrelsen er beslutningsdygtig når indkaldelse har fundet sted i overensstemmelse med forskrifterne i
vedtægternes § 8 og når formanden eller næstformanden og yderligere mindst 2 medlemmer er til-
stede.
3.2 Bestyrelsesmedlemmerne – og andre tilstedeværende – har pligt til straks at underrette bestyrelsen om
ethvert spørgsmål, som kan give mulighed for inhabilitet.
3.3 Der må ikke træffes beslutning i nogen sag uden at så vidt muligt samtlige bestyrelsesmedlemmer har
haft rimelig anledning til at deltage i behandlingen.
3.4 Hvis formanden (uanset af hvilken årsag) i mere end 3 måneder bliver ude af stand til at bestride
hvervet, varetages hvervet af næstformanden indtil den førstkommende ordinære generalforsamling,
hvor nyt valg foretages – medmindre formanden forinden er blevet i stand til at bestride hvervet.
3.5 De i bestyrelsen behandlede anliggende afgøres ved simpelt absolut stemmeflerhed. I tilfælde af stem-
me lighed er formandens eller næstformandens stemme udslagsgivende.
FORHANDLINGSPROTOKOL
4.1 Formanden drager omsorg for, at der føres en forhandlingsprotokol/referat over bestyrelsens for-
handlinger og beslutninger.
4.2 Af protokollen/referatet skal fremgå:
1. Hvem der har ledet mødet, tid og sted
2. Hvem der har deltaget i mødet, og
3. Dagsordenen med beslutninger for hvert enkelt punkt samt væsentlige synspunkter og oplysninger,
der ønskes tilført protokollen samt hvem som har ført protokollen/referatet.
4.3 Et eksemplar af referatet udsendes til samtlige bestyrelsesmedlemmer snarest muligt – og senest 8 dage
efter mødets afholdelse.
4.4 Protokollatet/referatet underskrives af sekretæren og formanden, når alle har læst og haft mulighed for
kommentering på det via mail udsendte og dermed bekræfte deres godkendelse heraf, hvilket er
verbalt på næstfølgende møde.
4.5 Medlemmer, der ikke har deltaget i et refereret møde, og skal i protokollen/referatet anføre, at de har
gjort sig bekendt med indholdet af protokollatet.
4.6 Et bestyrelsesmedlem, der ikke er enig i bestyrelsens beslutning, har ret til at få sin mening og begrun-
delse derfor tilført til protokollen/referatet.
BESTYRELSENS MYNDIGHED – KOMPETENCE – TEGNINGSREGLER OG ATTESTATION
5.1 Bestyrelsen repræsenterer foreningen i enhver henseende og skal
*varetage medlemmernes interesse
*sørge for overholdelse af forenings deklarationer
*tilse at området udstråler åbenhed og renlighed
*sikre en fornuftig og forsvarlig forvaltning af foreningens økonomi
*forpligtiger sig til årligt at vejene er i god stand
*at vedligeholde friarealerne som foreningen ejer.
5.2 Formandens hovedansvar er varetagelse af foreningens aktiviteter (uøvet af nedsatte udvalg)
5.3 Hvert enkelt bestyrelsesmedlem drager omsorg for at materialer, som er modtaget i forbindelse med
sin funktion i bestyrelsen ikke kommer uvedkommende i hænde.
5.4 Hvervet som bestyrelsesmedlem er ulønnet medmindre generalforsamlingen træffer beslutning om
noget andet.
5.5 Udgifter til materialer mm. og forplejning ved bestyrelsesmøder afholdes af foreningen.
6.1 Bestyrelsen behandler og træffer afgørelse i alle sager, der efter foreningens forhold er af usædvanlig
art eller størrelse herunder navnlig ekstraordinære investeringer og udgifter.
6.2 Formanden er sammen med kassereren berettiget til at attestere bilag og anvise betaling jf. vedtæg-
ternes § 16. Der kan af bestyrelsen gives prokura til at 2 andre bestyrelsesmedlemmer i forening kan
attestere.
ÅRSREGNSKAB
7.1 Udkast til årsregnskabet og fremadrettet budget udarbejdes af kassereren og forelægges for revision så
betids, at et af revisionens gennemgået årsregnskab kan udleveres til bestyrelsen senest 2 måned efter
regnskabsårets udløb.
7.2 Ethvert bestyrelsesmedlem, der nærer nogen tvivl om en post på regnskabet er pligtig af egen drift
at søge tvivlen opklaret senest i det møde, hvor bestyrelsen gennemgår regnskabsudkastet.
7.3 Det af bestyrelsen vedtagne og underskrevne (revisorer og bestyrelse) regnskab fremlægges på Gene-
ralforsamlingen. Bestyrelsen udarbejder årsberetning og fremkommer med forslag til budget, kontin-
gent, og evt. rykkergebyr til generalforsamlingen.
REVISION OG REVISIONSPROTOKOL
8.1 Revisionen er berettiget og forpligtet til at deltage i et møde sammen med formanden og kassereren, i
hvilket årsregnskabet behandles og skal herunder blandt andet udtale sig om, hvorvidt årsregnskabet
og årsberetning efter revisionens opfattelse indeholder de nødvendige oplysninger til bedømmelse af
selskabets økonomiske forhold.
8.2 Herefter underskriver medlemmerne årsregnskabet og årsberetningen.
9.1 Formanden skal drage omsorg for, at selskabets protokol/referat er tilgængelige på hvert be-
styrelsesmøde.
GENERALFORSAMLING
10.1 Bestyrelsen indkalder til generalforsamlingen jf. vedtægternes § 12 ved mail og dokumenteret brev
(til de enkelte der ikke har en mail) til hvert medlem.
10.2 Indkaldelsen skal angive tid og sted for generalforsamlingen samt dagsorden. Forslag fra med-
lemmerne må – for at komme til behandling – være indgivet til bestyrelsen senest 14 dage før
generalforsamlingen.
10.3 Bestyrelsen finder egnet forslag til dirigent samt stemmetællere (som skal instrueres samt have ud-
leveret stemmesedler).
10.4 Dagsorden jf. vedtægter § 10 samt afholdelse i Øster Hurup i 2 kvartal.
10.5 Forslag fra medlemmer skal jf. vedtægterne § 12 være indgivet til bestyrelsen senest 14 dage før gene-
ralforsamlingen.
UDVALGENES ARBEJDE OG PLIGTER § 11.
11.1 Vejudvalget.
OPGAVER:
Udvalget skal sikre, at områdets veje er i en god fornuftig stand samt der er god dialog med kommune
og medlemmer.
11.2 Hegn, hæk og træudvalg
OPGAVER:
Udvalget skal sikre at, området fremstår i en vedligeholdt stand i god dialog med medlemmer.
TAVSHEDSPLIGT
12.1 Bestyrelsens medlemmer har tavshedspligt med hensyn til alt, hvad de erfarer i deres egenskab af
medlem af bestyrelsen samt drøftes på bestyrelsesmøder, medmindre der er tale om forhold, der er
bestemt til eller ifølge lovgivningen underlagt ubegrænset offentlighed.
12.2 Hvis et medlem fratræder, skal han straks til bestyrelsesformanden tilbagelevere alt fortroligt
materiale, han måtte være i besiddelse af samt eventuelle genparter heraf.
12.3 Ændringer i nærværende forretningsorden kan kun foretages af bestyrelsen
12.4 Alle bestyrelsesmedlemmer skal underskrive den originale forretningsorden og have udleveret et
eksemplar deraf. De skal ligeledes have udleveret eksemplar af Sellegårde Sommerhusforenings ved-
tægter samt foreningens deklaration.
-oo0oo-
Således vedtaget på bestyrelsesmødet, den 14. November 2023 og træder i kraft herefter.
I bestyrelsen
Formand: Anton Flou ……………………………
Næstformand: Edvind Linde ……………………………
Kasserer: Hanne Thorsen ………………………….
Vejformand: Hauge Bjerre Nielsen ……………………………
Sekretær: Niels Møller Holm ……………………………
